Kwaliteit selecteren moeilijker dan het lijkt
Waar moet u op letten als u een nieuwe boekhouder of administratiekantoor zoekt? Het is moeilijk om alleen op tarief een geschikt kantoor te vinden. Er zijn boekhouders met hoge tarieven, waar dit niet tot uitdrukking komt in de geleverde diensten en andersom. Kortom wat zijn de te stellen eisen aan uw boekhouder en wat zijn de signalen dat wisselen van uw administratiekantoor geen overbodige luxe is?
Waar kiezen ondernemers voor?
Doorgaans let de ondernemer bij de keuze van een boehouder
of administratiekantoor op drie aspecten, namelijk:
- Prijs
- Kwaliteit
- Service
Prijs
waarschijnlijk naar het uurtarief van uw boekhouder, zodat u zich een snel beeld kunt vormen van de prijsstelling. Zo maakt u een eerste selectie op basis van betaalbaarheid. Helaas zegt een laag uurtarief niets over hoe hoog de uiteindelijke kosten zullen worden. Zolang er veel uren nodig zijn die vermenigvuldigd worden met een laag uurtarief, volgt alsnog een hoge nota.
Waar dient u dan wel op te letten? Duidelijkheid. Een goede boekhouder zal u altijd willen verduidelijken hoeveel uur hij met bepaalde werkzaamheden bezig is geweest. Het is natuurlijk helemaal duidelijk als hij een vaste prijs rekent voor bijvoorbeeld de jaarrekening, die achteraf niet meer kan wijzigen. Bij een vaste prijs loopt de boekhouder het ondernemersrisico van inefficient werken, het maken en herstellen van eventuele fouten. Factureert uw administratiekantoor per uur dan loopt u (onnodig) dat risico.
Stel altijd een schriftelijke prijsafspraak op met uw administrateur. Laat hierin niet alleen de prijs opnemen voor het voeren van de administratie of jaarrekening, maar ook een specificatie van de uit te voeren werkzaamheden. Diensten die niet onder de prijsafspraak vallen dienen apart vermeld te worden en vooraf met u besproken te worden, zodat deze niet zonder uw weten uitgevoerd kunnen worden.
Kwaliteit
Is een hoge belastinteruggave op uw belastingaangifte een
teken van kwaliteit van uw boekhouder? Dat kan maar dit hoeft niet het
geval te zijn. Mogelijk had deze vele malen hoger kunnen uitvallen, maar
door een kennisachterstand kunt u dit niet controleren.
U kunt de inhoudelijke werkzaamheden niet beoordelen, daarom heeft u juist
een boekhouder of administratiekantoor. Er zijn echter wel tekenen dat
de kwaliteit van uw administrateur te wensen overlaat. Daarbij kunt u
denken aan:
- U ontvangt regelmatig naheffingsaanslagen van de belastingdienst;
- U ontvangt regelmatig kennisgevingen van de fiscus voor het niet tijdig doen van uw (omzet)belastingaangifte;
- U heeft de afgelopen vijf jaar meer dan één keer een boekenonderzoek van de belastingdienst gehad;
- U spreekt af dat de jaarrekening binnen twee weken afgerond is en het duurt twee maanden;
- U twijfelt aan de kwaliteit door kleine voorvallen of (niet) ondernomen acties door uw administrateur;
- U bent nog nooit verrast door een nota van uw administratiekantoor.
Service
Het persoonlijkste aspect blijft service. Wat de ene ondernemer als service beschouwt, zal de ander als vanzelfsprekend ervaren. Toch toont uw administrateur zicht uitermate servicegericht wanneer:
- Uw administratiekantoor omkomt in het werk, maar wanneer u belt met een dringende vraag zij tijd voor u hebben of maken;
- Uw vragen altijd serieus genomen worden en naar tevredenheid worden beantwoord;
- Uw boekhouder komt langs wanneer het u schikt;
- Uw administrateur altijd net even dat stapje extra doet om u gemoedsrust te schenken.
- De aanvraag studiefinanciering van uw dochter of het huursubsidieformulier voor uw moeder even kostenloos voor u invullen of nakijken.
Administratiekantoor R&N Administraties
Indien u op zoek bent naar een boekhouder of administratiekantoor dient u zich primair op uw gevoel te concentreren; heb ik bij deze boekhouder of dit administratiekantoor een goed gevoel? Maar u bent teveel ondernemer om alles op basis van vertrouwen uit handen te geven. Maak duidelijke afspraken met uw nieuwe administrateur en herken de signalen bij uw bestaande kantoor. Administratiekantoor R&N Administraties is slechts een voorbeeld wanneer het gaat om een kwalitatief, servicegericht boekhoudkantoor tegen lage tarieven. Wilt u meer weten? Neem dan vandaag nog contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst.
Administratiekantoor R&N Administraties ©2005
Op al onze diensten zijn de algemene voorwaarden van toepassing