Administratie eenmanszaak in excel

Of u nu al jaren een kleine eenmanszaak runt of net bezig bent uw eenmanszaak op te starten op één ding zit u niet te wachten: hoge administratiekosten. Wanneer u zelf uw boekhouding wilt bijhouden en zich gaat oriënteren op de diverse administratiepakketten, komt u al gauw tot de conclusie dat deze pakketten vrij prijzig zijn. En bovendien ingewikkeld; u heeft namelijk geen of nauwelijks boekhoudkundige kennis. En dat allemaal voor die paar facturen die u ontvangt en verstuurt. Wanneer u enige handigheid heeft met Microsoft Excel dan kunt u prima een kleine administratie hierin opzetten.

Wat registreren we in de administratie in excel?

In tegenstelling tot een boekhoudpakket waarin alles dubbelzijdig wordt geadministreerd(iedere boeking leidt tot de mutatie van twee posten) is in excel sprake van een enkelvoudige boekhouding; u houdt één soort mutatie bij per werkblad in excel.

Ten eerste zijn daar de facturen die u ontvangt, deze hangen samen met de uitgaven ten behoeve van uw eenmanszaak. Wat willen we van deze ontvangen facturen vastleggen? U maakt de volgende kolommen aan in excel: datum, omschrijving/leverancier, bedrag inclusief btw en bedrag btw.

Daarachter maakt u kolommen met kostensoorten(kan variëren per branche):directe kosten, kantoorbenodigdheden, contributies, verzekeringen, algemene kosten etc. Per factuur zet u het bedrag exclusief btw in de van toepassing zijnde kostensoort. De reden hiervoor is dat u middels een eenvoudige somformule in excel aan het eind van het jaar eenvoudig uw kosten per soort kunt totaliseren. Dat deze kosten exclusief omzetbelasting zijn is vanzelfsprekend(vraag u af waarom, wanneer u de basis niet begrijpt, neem dan een boekhouder die u kan ondersteunen en verder helpen met uw administratie).

Ten slotte hoort bij de uitgaven nog een kolom in excel"betaald via". Hier vult u in excel in hoe de factuur is betaald; via de zakelijke rekening, via privé of kas. Dit wordt vaak vergeten, maar is onmisbaar om aan het einde van het jaar uw balans van uw eenmanszaak op te stellen!

Op een ander werkblad in excel houdt u de verstuurde facturen (omzet) bij op eenzelfde wijze. Het spreekt voor zicht dat de kolommen "kostensoorten" hier niet van toepassing is. De omzet kunt u naar behoefte verder uitsplitsen indien dit uw inzicht in de ontvangsten vergroot.

Nog meer vastleggingen in de administratie in excel?

Voor de kleinere eenmanszaak is de post autokosten vaak een lastig verhaal. Of u hebt een auto van de zaak en administreert de brandstof, verzekeringen e.d. als zakelijke kosten en geeft aan het einde van het jaar een bijtelling aan privé gebruik auto op, of u registreert uw kilometers en berekend deze kilometers *0,19 cent als autokosten (let op bij de tweede manier dus geen andere autokosten als zakelijk in de administatie boeken!).

Veel eenmanszaken gaan voor de kilometerdoorberekening aangezien het privé gebruik (22% catalogusprijs nieuwwaarde auto) meestal niet opweegt tegen de kostenaftrek van benzine, verzekeringen e.d.

Gevolg hiervan is dat u uw kilometers zal moeten bijhouden. Dit kan via een agenda, maar een administratie in excel leent zich natuurlijk bij uitstek om deze hierin bij te houden. Registreer hier de gebruikelijke gegevens: datum, vertrekpunt(postcode), bestemming(postcode) en aantal kilometers.

Administratiekantoor R&N Administraties

Wij denken actief met ondernemers mee. Vooral de eenmanszaak wordt vaak geconfronteerd met onredelijk hoge administratieve lasten. Wij helpen ondernemers hun administratieve lasten in de hand te houden. Eén van de manieren is niet de aanschaf van een duur boekhoudpakket, maar het verwerken van de administratie van uw eenmanszaak in excel. Behoefte aan verdere betaalbare ondersteuning voor uw administratie? Neem dan vandaag nog contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst.

R&N Administraties ©2005

Op al onze diensten zijn de algemene voorwaarden van toepassing